En instaurant des frontières adaptées, il est possible de faire abstraction des multiples distractions du quotidien et de rester maître de sa journée de travail.
Comment prévenir les distractions en établissant des frontières (numériques, physiques, vie professionnelle/vie privée)
Cet article fait partie de notre série Steelcase 360° sur le travail à distance.
En instaurant des frontières adaptées, il est possible de faire abstraction des multiples distractions du quotidien et de rester maître de sa journée de travail.
Le télétravail est en plein essor: pour s’en convaincre, il suffit de consulter la liste des applications les plus populaires du moment. DingTalk, une appli professionnelle intégrant diverses fonctionnalités (calendrier, gestion, collaboration et chat), est devenue l’application la plus téléchargée en Chine juste après le Nouvel An chinois. Dans d’autres parties du monde, Tencent Conference, WhatsApp et Facebook Messenger comptaient parmi les dix applications les plus téléchargées dans l’app store au mois de février. Or elles ont toutes le même objectif: aider les individus à communiquer lorsqu’ils sont physiquement séparés.
À l’heure où un nombre croissant d’organisations invitent leurs employés à télétravailler temporairement, ce bouleversement des pratiques peut, au bout d’un moment, engendrer de nouvelles difficultés. Au début, vous aurez peut-être tendance à vous réjouir de travailler à distance car vous ne serez plus dérangé par les collègues qui parlent trop fort ou viennent sans arrêt vous interrompre. Mais si vous n’y prenez pas garde, les distractions auxquelles vous serez confronté chez vous pourraient bien s’avérer encore plus problématiques que les petits désagréments du bureau.
Afin de préserver votre bien-être et votre productivité, il vous sera indispensable d’établir certaines frontières.
Frontières numériques
Prévoyez un créneau pour répondre à vos messages
Après chaque interruption, il faut en moyenne 23minutes pour se reconcentrer. C’est pourquoi le fait de répondre aux sollicitations au fil de l’eau peut considérablement nuire à la productivité. Désactivez les notifications dans votre messagerie et vos applications et prévoyez un ou deux créneaux dans la journée pour y répondre. Mettez à jour votre statut ou ajoutez votre planning à votre signature électronique afin d’informer vos interlocuteurs de vos disponibilités. Invitez-les à vous appeler en cas d’urgence.
Choisissez une seule plate-forme
Ces applications peuvent faciliter le processus de travail, mais elles obligent également les individus à passer de plate-forme en plate-forme et d’un appareil à l’autre pour être sûrs de ne manquer aucune information. D’ailleurs, les employés chinois ont surnommé DingTalk «DingDing», en référence au son par défaut de ses notifications. Encouragez les membres de votre équipe à sélectionner une plate-forme unique. Il vous en faudra peut-être davantage pour la gestion de vos fichiers et la messagerie instantanée, mais tâchez d’en limiter le nombre au maximum.
Repensez votre utilisation des réseaux sociaux
Le moyen le plus simple de réduire les distractions consiste à revoir la manière dont nous naviguons sur les réseaux sociaux. CalNewport, auteur de l’ouvrage Deep Work, estime qu’il est préférable de s’en affranchir totalement. Cependant, à l’heure où de nombreux individus se retrouvent isolés car contraints de travailler à domicile, les interactions virtuelles sont nécessaires à la préservation des relations sociales. Plutôt que d’y renoncer purement et simplement, mieux vaut donc transformer ses habitudes: vous pouvez par exemple supprimer les notifications et prévoir un créneau spécifique pour vous connecter. De cette manière, vous pourrez rester concentré le reste de la journée.
Frontières physiques
Délimitez votre espace de travail
Actuellement, vous devez peut-être partager votre résidence avec un(e) conjoint(e) également en télétravail et avec des enfants privés d’école. Dans ces conditions, il peut être difficile de se concentrer et l’espace disponible s’avère souvent insuffisant. Quel que soit l’endroit où vous vous installez–la table du salon, le bureau de votre fils…–, tâchez de créer une enclave qui signale clairement aux membres de votre foyer que vous êtes en train de travailler.
Supprimez les distractions visuelles
Si vous n’avez pas de bureau chez vous, vous aurez tendance à vous déconcentrer chaque fois qu’une personne pénètre dans la pièce où vous travaillez. Cela n’a rien d’étonnant: la vision périphérique de nos ancêtres s’est peu à peu perfectionnée pour leur permettre de détecter les mouvements de prédateurs potentiels. Il est donc logique que nous ayons le réflexe de lever les yeux lorsque quelqu’un passe à proximité de nous. Tâchez de masquer ces nuisances visuelles avec des plantes, une bibliothèque ou encore l’écran de votre ordinateur– et n’oubliez pas de ranger votre espace de travail, car le désordre constitue également une source de distraction.
Contrôlez le bruit ambiant
Si les employés se plaignent fréquemment du bruit au bureau, celui-ci peut s’avérer encore plus dérangeant à domicile. Les dessins animés des enfants, la perceuse du voisin ou les aboiements de chiens sont autant de nuisances sonores qui favorisent la déconcentration. Si vous ne pouvez pas fermer la porte, tâchez de limiter le bruit ambiant en utilisant un casque pendant vos conférences téléphoniques. Enfin, lorsque vous définissez votre emploi du temps, identifiez les tâches nécessitant de la concentration et prévoyez de les effectuer aux heures les plus calmes au sein de votre foyer.
Frontières vie professionnelle/vie privée
Respectez votre planning
Lorsque l’on travaille chez soi, il peut être tentant d’allumer son ordinateur au saut du lit et de travailler tard le soir. L’un de nos collègues de HongKong déconseille aux membres de son équipe de fonctionner de la sorte: il leur recommande au contraire de consacrer 20% de leur temps à l’organisation du travail et de s’en tenir ensuite au planning établi. Ils devront peut-être participer à une réunion téléphonique à 18 ou 19heures, mais ils peuvent aussi prévoir un moment pour aller courir ou jouer un peu avec leurs enfants en milieu de journée. En résumé, quel que soit le planning établi, l’essentiel est de le respecter.
Méfiez-vous du burn-out
Un certain niveau de stress fait partie de la vie. Toutefois, comme le souligne TracyBrower, consultante en recherche appliquée chez Steelcase, dans un article publié par Fast Company, il est primordial de savoir reconnaître les signes annonciateurs du burn-out afin de s’en prémunir. Réfléchissez à l’impact de vos différentes activités sur votre état d’esprit et tâchez d’identifier les comportements qui renforcent votre bien-être. Ensuite, demandez-vous si les activités et les comportements qui vous sont les plus bénéfiques font partie de votre quotidien.
Pratiquez la pleine conscience
Il est possible d’entraîner son cerveau pour modifier ses habitudes. La méditation pleine conscience, qui consiste à centrer son attention sur l’instant présent, est sans doute l’un des meilleurs moyens d’y parvenir. D’après les recherches publiées dans la revue Psychiatry Research: Neuroimaging, 30 minutes de pratique par jour pendant 8semaines suffisent à renforcer certaines connexions cérébrales et à réduire notre sensibilité au réseau de détection du danger (c’est-à-dire aux distractions). Grâce à la pleine conscience, nous arrivons en outre plus facilement à recentrer notre attention lorsque notre esprit commence à vagabonder.
Travailler chez soi suppose une certaine discipline. Établir des frontières permet de remplir deux conditions essentielles à la productivité: l’équilibre et le contrôle. Grâce à ces frontières, il est en effet possible de faire abstraction des multiples distractions du quotidien et de rester maître de sa journée de travail.
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